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院办

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部门介绍

    
                          院办主要职责
作为学校行政的综合办事机构,院办在学校党委的领导下,围绕学校人才培养中心工作,充分发挥信息枢纽、综合协调、工作督办等职能,当好院领导的参谋助手;积极服务教育教学一线、服务广大师生员工,为顺利推进学校教育教学整体任务目标奠定坚实基础。院办设秘书科、行政科、信息科、督办室、对外合作科,另外,学校档案馆挂靠在院办。
    主要职责是:
    一、加强与上级主管部门联系,完成相关工作。
    二、承担学校日常行政管理,综合协调学校各部门开展工作,确保教育教学正常有序。
    三、组织召开校长办公会,印发会议纪要抓好落实。
    四、承担文秘工作。做好上级来文、院内行文、校领导批阅件处理;撰写校领导发言讲话材料,组织学校年鉴编写上报工作;组织编写学校发展规划;拟定学校年度工作要点、撰写学校年度工作总结。
    五、承担印章管理和使用职责,确保印章使用合规、准确。
    六、负责学院重要文件及规章制度、重要工作部署、重要决定等相关事项的督查督办。
    七、与其他各级行政机关、企事业单位、社会团体等加强对接,协调开展对外联络和校地合作工作,充分发挥学校服务社会和地方经济发展的功能。
    八、负责办公室日常行政管理。做好校领导日常事务、重要会议和活动的协调安排;做好公务接待、公务用车安排及公里票发放;做好教育教学工作相关资料分发;协调抓好教学资源保障。
    九、对接学校律师团队,做好学校重大法律事务处理、重大合同协议签审、法律相关咨询等工作。
    十、承担学校教育综合改革相关工作,协调抓好学校内控制度建设相关工作。
    十一、协调党委宣传部、教育信息中心做好学校信息公开工作;督促各部门、各院系及时准确更新网站相应信息。
    十二、办理教职工工作证;为学生学生证、毕业证、学位证等相关证书提供用印;开具介绍信等相关证明。
    十三、承担全校档案管理工作,指导各部门准确规范完成文书档案立卷归档,运用现代信息技术手段,提升档案管理质量和利用效率。
    十四、做好学校基金会、四川省音乐家协会川音联络部等相关工作。
    十五、负责校领导接待日的工作安排及督办工作。
    十六、完成校领导交办的其他工作。

                                秘书科职责

    1.学校行政公文处理。
    2.上级来文处理。
    3.校长办公会议题的收集、会议记录、形成会议纪要并印发。
    4.校内各部门呈批件处理。
    5.学校事业单位法人证书正本(原件)的管理。
    6.校级活动、会议的相关文字材料;学校发展规划相关工作;拟定学校行政工作要点、撰写学校行政工作总结;学校年鉴相关工作。
    7.以学校或校领导名义发布的讲话、贺信、唁电、放假通知等。
    8.学校公文、上级来文、重大合同、学生处分、院办文件归档工作。
    9. 制作校级专家聘书。
    10.以学校名义报送给上级单位的工作汇报材料。
    11.院办例会的记录。
    12.校领导身份证、照片、简介的管理及使用。
    13.领导交办的其他工作。
                                        办公电话:028—85430890
                                
行政科职责
    1.学校重大活动、会议部署、布置、安排(如:新生入学、开学典礼、毕业典礼、教师节大会、运动会等会议及活动)。 
    2.校际交流活动的衔接、组织、安排、接待。
    3.财务工作(校领导出差、开会、学习、及院办所涉及的办公用品、电话费、材料印刷等财务支出的票据整理、报账)。
    4.办公用品(学校办公用品的购买、领取、登记及年底的核算工作)。
    5.负责学校公务用车相关工作。 
    6.办公用房清查、会议室的管理(办公室的统一安排;会议室的管理、安排等)。
    7.设备管理(校领导及校办所有设备的管理、登记、报修、报废等工作)。
    8.教育厅收送文件(坚持每周到省教育厅收送文件,及时将文件资料递交相关部门处理,保证信息畅通)。
    9.校领导出差相关事宜安排(机票订购、车辆安排等)。
    10.学院电话本印制(全校教职工电话号码的汇总、核对、印刷等)。
    11.领导交办的其他工作。
                                        办公电话:028—85430222

                                     督办室职责

    一、督查督办范围
    1.对上级来文及交办事项的落实情况进行督查督办;
    2.对学院重要文件、重要规章制度、重要工作部署和重要决定事项的落实情况进行督查督办;
    3.对学院领导的重要批示进行督查督办;
    4.对督办文件做好详细登记,如领导批示、文件要求、完成情况,留下工作痕迹确保将每一份文件都有据可寻。
    二、督查督办程序
    1.立项登记:对于立项督查的事项,督办室根据工作职责分工、督查工作要求和一事一项的原则,提出立项意见、进行立项登记。立项登记内容包括立项编号、交办时间、承办单位(主办单位、协办单位)、督办事项、办理时限和工作要求等。
    2.督办通知:对立项登记的事项,督办室向承办单位发出督查督办通知单。对各种会议已明确承办单位和办结时限的事项以及领导批示和交办的事项等无需立项登记的事项,督办室一般通过电话通知或口头督办,不再另发通知。 
    3.督查催办:承办单位收到督查督办通知单或相关督办任务后,应按照要求认真办理,并将办理结果在规定时限内反馈至督办室。督办室应与承办单位加强联系,及时了解督查事项办理的进展情况,对未按时完成的督办工作通过约见、邮件、电话等方式及时进行催办。
   4.办结审核:督办室对承办单位报送的办理情况报主管领导批复,凡是应办理而未办理或未办理好的,责成承办单位限期办理并报告落实情况。
   5.立卷归档:督查事项办结后,督办室要及时将有关材料按文书档案管理要求立卷归档、妥善保管。
                                       办公电话:028—85430222

                                   信息科职责
    1.收集整理学校信息,提供决策支撑和保障。 
    2.收集掌握兄弟院校相关信息,知晓国际国内高等教育发展动态,为学校发展提供决策参考。 
    3.负责《高基统计报表》的收集、汇总、整理、上报。
    4.负责学校信息公开。 
    5.负责学校院章管理及使用,对其他部门印章进行监管。
    6.负责其他单位重要来文来函及传真领收、处理。 
    7.完成毕业证、学生证制发(审核并加盖院章)。 
    8.负责办理教职工工作证,开具介绍信。 
    9.对学校有关信息接受咨询,做好解答。 
    10.负责院长信箱的管理。
    11.负责学院OA办公系统及信息员群的信息查收、传达。
    12.负责院办考勤统计上报,院办各类信息处理、填报。 
    13.负责院办工会小组的相关工作。 
    14.负责省、市音乐家协会川音分会的相关工作。 
    15.完成领导交办的其他任务,做好其他临时工作。 
                                    办公电话:028—85430202

                                  对外合作科职责

    1.加强与省、市等各级政府有关部门联系,掌握有关政策动态,对接做好相关工作。
    2.加强与其他高校的联系,促进交流学习与业务合作。
    3.充分发挥艺术教育资源优势,为地方经济建设和发展服务,提升学校社会效益。 
    4.增强学校与政府、行业、社会组织和企事业单位之间的合作交流,积极推进校地合作。
    5.做好对外合作协议的相关工作,衔接推进合作项目落实,并检查督促相关部门任务进度。
    6.学校阶段性发展规划的督促执行和效果监测。
    7.学校教育综合改革办公室相关工作。
    8.学校章程建设相关工作。
    9.学校基金会、校友会工作。
    10.对接法律顾问对学校重大合同进行审签。
    11.完成领导安排的其他工作。
                                    办公电话:028—85430202

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